BBPSIK Jogja – BBPSIK sebagai salah satu bagian dari Organisasi Pemerintahan, pasti dan selalu menghasilkan arsip secara rutin sebagai bukti otentik guna mendukung proses kegiatan administrasi pemerintahan dan manajemen birokrasi serta sebagai bahan pertanggungjawaban pemerintahan.
Mengingat hasil kegiatan administrasi dan manajemen terus tumbuh dan berkembang secara akumulasi serta semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi dan bukti otentik membutuhkan suatu pengelolaan (manajemen) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktivitas bagi instansi/organisasi, dalam hal ini BSILHK khususnya BBPSIK.
Beberapa kegiatan kearsipan di BBPSIK tahun 2024 meliputi: 1. Pengadaan bahan kearsipan, 2. Koordinasi dan konsultasi, 3. Pemilahan dan penyusunan daftar arsip, 4. Peningkatan kapasitas SDM Kearsipan dan menjadi Narasumber Bimtek Kearsipan.
Tahun 2024 Tim Kerja Kearsipan BBPSIK telah merealisasikan pengadaan bahan kearsipan sebanyak 150 pocket file (100%). Tim kerja juga melakukan koodinasi dan konsultasi ke berbagai tempat diantaranya: Biro Umum, KLHK, BSILHK Solo, KHDTK Gunung Kidul, dan DLHK Provinsi Yogyakarta.
Pada tahun tersebut dilaksanakan pemilahan dan penyusunan daftar arsip. Sebanyak 3712 arsip BBPSIK periode 2007-2014 berhasil diinput dan rencana akan dilanjutkan dengan Manuver Arsip Usul Musnah Arsip Inaktif pada tahun 2025.
Peningkatan kapasitas SDM Arsiparis Tim Kerja Kearsipan ditempuh untuk mendukung kegiatan pengelolaan kearsipan di lingkungan BBSIK, antara lain dengan mengikuti webinar, bimbingan teknis, Focus Grup Discussion (FGD) secara daring di beberapa kesempatan baik yang diselenggarakan oleh ANRI, KLHK maupun instansi lain.
Arsiparis Muda BBPSIK, Astoto Nugroho, S.ST.Ars. pada tahun ini berkesempatan menjadi narasumber beberapa kegiatan diantaranya:
- Narasumber bimbingan teknis kepada Tim Pengelola Kearsipan lingkup Biro Perencanaan dalam rangka evaluasi pengelolaan arsip dan pengawasan kearsipan internal lingkup KLHK Tahun 2024 di Hotel Kimaya Slipi Jakarta by Harris, 21 – 22 Mei 2024;
- Narasumber Temu Teknis Arsiparis dengan tema Ngobrol Sersan Kearsipan Bersama Arsiparis UPT KLHK “Urgensi Pananganan Arsip Konvensional di Hotel Swiss Bell Kuta Bali, 31 Juli – 2 Agustus 2024;
- Narasumber kegiatan International Seminar on Documents, Records, and Archives 2024 “Cultural Heritage and Digital Humanities” yang diselenggarakan oleh ANRI secara daring, 31 Oktober 2024.
Dalam menjalankan pengelolaan (manajemen) kearsipan di lingkungan BBPSIK belum sepenuhnya dapat memenuhi kaidah dan standar yang telah ditetapkan dalam pengelolaan kearsipan. Masih ada beberapa hal yang belum terpenuhi, seperti pada penyiapan sarana prasarana dan juga termasuk dalam pengembangan kompetensi tenaga kearsipan yang ada.
Disamping itu untuk menjaga agar arsip yang tersimpan tidak rusak juga diperlukan fumigasi. Berkenaan dengan hal tersebut perlu dilakukan pemenuhan sarana dan prasarana dan pengadaan bahan fumigasi serta konsultasi dan koordinasi dengan pihak terkait yang dapat menunjang kegiatan pengelolaan kearsipan lingkup BBPSIK.
Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat/diciptakan dan diterima BBPSIK maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan organisasi BBPSIK.
Pengelolaan arsip lingkup BBPSIK harus secara terus menerus ditingkatkan seiring kebijakan dan teknologi yang berkembang. Untuk itu koordinasi dengan instansi terkait, penyediaan sarana prasarana dan anggaran, peningkatan kapasitas SDM kearsipan dan kesungguhan/komitmen untuk mengelola arsip sangat diperlukan baik di level pimpinan maupun jajarannya.
Kontributor : Tim Kearsipan
Penyaji : Hanafi RD
Editor : Rinto H.
Lihat juga: https://www.instagram.com/bbpsik_jogja/
Balai Besar Pengujian Standar Instrumen Kehutanan (BBPSIK) Yogyakarta:
Jl. Palagan Tentara Pelajar KM 15 Purwobinangun, Kec. Pakem, Kab. Sleman, Yogyakarta (Indonesia)
Telp. (0274) 895954; 896080
Email : bbpsikjogja@menlhk.go.id
Website : https://jogja.bsilhk.menlhk.go.id/
Instagram : https://www.instagram.com/bbpsik_jogja/
Facebook : https://www.facebook.com/bbpsikjogja/
Twitter : https://x.com/bbpsik_jogja
Youtube : https://www.youtube.com/BBPSIKJogja
